Munkaidő-nyilvántartás 2026-ban – mit ír elő a törvény?

A munkaidő nyilvántartása nem pusztán adminisztrációs feladat, hanem jogszabályban meghatározott munkáltatói kötelezettség. A hiányos, pontatlan vagy nem naprakész dokumentáció egy foglalkoztatás-felügyeleti ellenőrzés, illetve egy munkaügyi jogvita során is komoly problémát okozhat.

A munkaidő-nyilvántartás alapvető szabályait a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 134. §-a határozza meg.

Mit kell nyilvántartania a munkáltatónak?

A munkáltatónak nyilvántartást kell vezetnie:

• a rendes és a rendkívüli munkaidő időtartamáról;
• a készenlét időtartamáról;
• a szabadság tartamáról;
• az önként vállalt túlmunka teljesítésével kapcsolatos megállapodásokról.

A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.

A tényleges munkaidőt kell feltüntetni

A munkaidő-nyilvántartásnak a ténylegesen teljesített munkaidőt kell tükröznie. Önmagában ezért nem megfelelő, ha minden munkanapnál automatikusan ugyanaz a kezdési és befejezési időpont szerepel, miközben a munkavégzés a valóságban ettől eltér.

A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból egyértelműen megállapítható legyen, mikor kezdődött és mikor fejeződött be a munkavégzés, illetve történt-e rendkívüli munkavégzés.

A törvény nem határoz meg kötelező formátumot. Papíralapú jelenléti ív, táblázat, beléptetőrendszer vagy munkaidő-nyilvántartó szoftver egyaránt alkalmazható, ha a dokumentáció megfelel a tartalmi követelményeknek, naprakész és ellenőrizhető.

Mire kell figyelni munkaidőkeret alkalmazásakor?

Munkaidőkeret esetén különösen fontos a beosztás szerinti és a ténylegesen ledolgozott munkaidő elkülönítése. A keret végén meg kell állapítani, hogy a munkavállaló teljesítette-e az előírt óraszámot, illetve keletkezett-e rendkívüli munkaidő vagy munkaidőhiány.

A munkaidőkeret maximális tartama a foglalkoztatás körülményeitől, a munkarendtől és a kollektív szerződés rendelkezéseitől is függhet. Ezért hosszabb munkaidőkeret bevezetése előtt indokolt munkajogi szakértővel egyeztetni.

A túlórát is pontosan rögzíteni kell

Főszabály szerint naptári évenként legfeljebb 250 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el. A munkáltató és a munkavállaló írásbeli megállapodása alapján ezen felül évente legfeljebb további 150 óra önként vállalt túlmunka teljesíthető.

Kollektív szerződés alapján az elrendelhető rendkívüli munkaidő éves kerete 300 óra lehet, amelyhez legfeljebb további 100 óra önként vállalt túlmunka kapcsolódhat.

A pontos nyilvántartás nemcsak a jogszabályi korlátok betartása miatt fontos, hanem a munkabér és a kapcsolódó pótlékok megfelelő elszámolásához is nélkülözhetetlen.

Kötelező a munkavállaló aláírása?

A Munka Törvénykönyve nem írja elő, hogy a munkaidő-nyilvántartást a munkavállalónak naponta vagy havonta alá kell írnia. Elektronikus rendszer alkalmazásakor ezért az aláírás hiánya önmagában nem jelent szabálytalanságot.

Papíralapú dokumentáció esetén ugyanakkor az aláírás bizonyítási szempontból hasznos lehet. A munkáltatónak minden esetben olyan rendszert célszerű kialakítania, amelyben az adatok eredete, rögzítésük időpontja és az esetleges módosítások is visszakövethetők.

Milyen következménye lehet a hiányos nyilvántartásnak?

A foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrizheti a munka- és pihenőidőre vonatkozó szabályok betartását, valamint az ezekhez kapcsolódó nyilvántartásokat. A dokumentáció hiánya vagy pontatlansága hatósági intézkedést és adott esetben bírságot is eredményezhet.

A nem megfelelő nyilvántartás egy munkaügyi perben is bizonyítási nehézséget okozhat. Ha például vita alakul ki a teljesített túlórák számáról, a munkáltatónak hitelt érdemlő dokumentumokkal kell alátámasztania saját álláspontját.

Meddig kell megőrizni a dokumentumokat?

A megőrzési idő meghatározásakor nemcsak a munkaügyi, hanem az adózási, számviteli és társadalombiztosítási előírásokat is figyelembe kell venni. Mivel a munkaidő adatai a bérszámfejtés alapjául szolgálhatnak, a kapcsolódó bizonylatokra hosszabb megőrzési idő is vonatkozhat.

A munkáltatóknak ezért célszerű a könyvelővel, bérszámfejtővel vagy munkajogi szakértővel egyeztetve kialakítaniuk a dokumentumok megőrzési rendjét.

A szabályosan vezetett munkaidő-nyilvántartás egyszerre szolgálja a jogszabályi megfelelést, a pontos bérszámfejtést és a munkáltató, valamint a munkavállaló érdekeinek védelmét.